Comment transformer des reçus par e-mail en notes de frais structurées
Les reçus par e-mail sont plus faciles à organiser lorsque le commerçant, la date, le montant et les références sont relevés de manière cohérente. Cet outil prépare ces champs pour vérification sans décider de leur traitement comptable.
Commencez avec le bon contenu.
- Ce que vous fournissez
- un e-mail de reçu ouvert, au texte lisible.
- Le résultat attendu
- Exportez le commerçant, la date, le montant, la devise et l’identifiant de commande.
Comment fonctionne le processus.
Repérez les détails de la transaction dans le message sélectionné et conservez la devise indiquée. Distinguez la référence du reçu du commerçant de l’identifiant du message ou d’un numéro de commande sans rapport.
Les points à vérifier dans le résultat.
Comparez les totaux et les dates au reçu, puis vérifiez si l’enregistrement figure déjà dans votre système de dépenses. L’extraction d’un reçu ne prouve pas l’éligibilité au remboursement ni la déductibilité fiscale.
Importez le CSV avec un séparateur cohérent et examinez les identifiants textuels, les dates et les montants avant d’utiliser les totaux du tableur. Gardez le fichier d’origine pour vérifier toute conversion automatique de type.
Apprenez à partir de l’exemple détaillé.
L’exemple CSV téléchargeable utilise ces colonnes : Merchant, Receipt date, Amount, Currency, Order ID. Comparez un enregistrement complet à la source avant de trier, combiner ou importer votre propre sortie.
L’exemple fourni est illustratif. Il ne s’agit pas d’une exécution enregistrée sur vos données.
Télécharger l’exemple ↓Utilisez-le avec vos propres contenus.
- Ouvrez la source à utiliser et activez WebAct dans cet onglet.
- Copiez la tâche depuis la section d’introduction, ajoutez les champs ou préférences nécessaires et vérifiez les actions proposées.
- Comparez le premier résultat à votre source. Demandez une correction ou un ajustement précis si nécessaire.