Como transformar e-mails de recibos em registros de despesas estruturados
E-mails de recibos ficam mais fáceis de organizar quando estabelecimento, data, valor e referências são capturados de forma consistente. Esta ferramenta prepara esses campos para revisão sem decidir seu tratamento contábil.
Comece com o material certo.
- O que você fornece
- um e-mail de recibo aberto com texto legível.
- O resultado pretendido
- Exporte o estabelecimento, a data, o valor, a moeda e o identificador do pedido.
Como funciona o fluxo de trabalho.
Identifique os detalhes da transação na mensagem selecionada e preserve a moeda informada. Diferencie a referência do recibo do estabelecimento do identificador do e-mail ou de um número de pedido sem relação.
O que conferir no resultado.
Compare totais e datas com o recibo e depois confira se o registro já existe no seu sistema de despesas. Um recibo extraído não comprova elegibilidade para reembolso nem dedutibilidade fiscal.
Importe o CSV com um delimitador consistente e confira identificadores de texto, datas e valores antes de usar os totais da planilha. Mantenha o arquivo original disponível ao verificar conversões automáticas de tipo.
Aprenda com o exemplo resolvido.
O exemplo CSV para download usa estas colunas: Merchant, Receipt date, Amount, Currency, Order ID. Compare um registro completo com a fonte antes de ordenar, combinar ou importar sua própria saída.
O exemplo fornecido é ilustrativo. Não é uma execução registrada com seus dados.
Baixe o exemplo ↓Use com seu próprio material.
- Abra a fonte com a qual quer trabalhar e ative o WebAct nessa aba.
- Copie a tarefa da seção principal, acrescente os campos ou preferências necessários e revise as ações propostas.
- Compare o primeiro resultado com a fonte. Peça uma correção ou um ajuste específico quando necessário.