Zo zet je ontvangstbewijzen per e-mail om in gestructureerde uitgavenrecords
E-mails met ontvangstbewijzen zijn makkelijker te ordenen als winkel, datum, bedrag en referentiegegevens consequent worden vastgelegd. Deze tool bereidt die velden voor op controle zonder de boekhoudkundige verwerking te bepalen.
Begin met het juiste materiaal.
- Wat je aanlevert
- een geopende ontvangstbewijs-e-mail met leesbare tekst.
- Het beoogde resultaat
- Exporteer verkoper, datum, bedrag, valuta en bestelnummer.
Hoe de workflow werkt.
Zoek de transactiegegevens in het geselecteerde bericht en behoud de vermelde valuta. Houd de bonreferentie van de verkoper apart van een e-mailbericht-ID of een ongerelateerd bestelnummer.
Wat je in het resultaat controleert.
Vergelijk totalen en datums met het ontvangstbewijs en controleer daarna of het record al in je uitgavensysteem staat. Een geëxtraheerd ontvangstbewijs bewijst niet dat de uitgave voor vergoeding of belastingaftrek in aanmerking komt.
Importeer de CSV met een consistent scheidingsteken en controleer tekstidentificatoren, datums en bedragen voordat je spreadsheettotalen gebruikt. Houd het oorspronkelijke bestand bij de hand terwijl je automatische typeconversies controleert.
Leer van het uitgewerkte voorbeeld.
Het downloadbare CSV-voorbeeld gebruikt deze kolommen: Merchant, Receipt date, Amount, Currency, Order ID. Vergelijk een volledig record met de bron voordat je je eigen uitvoer sorteert, combineert of importeert.
Het aangeleverde voorbeeld is ter illustratie. Het is geen vastgelegde uitvoering met jouw gegevens.
Download het voorbeeld ↓Gebruik het met je eigen materiaal.
- Open de bron waarmee je wilt werken en activeer WebAct op dat tabblad.
- Kopieer de taak uit het bovenste blok, voeg vereiste velden of voorkeuren toe en controleer de voorgestelde acties.
- Vergelijk het eerste resultaat met je bron. Vraag waar nodig om een gerichte correctie of verfijning.