So machst du aus Beleg-E-Mails strukturierte Ausgabenaufzeichnungen
Beleg-E-Mails lassen sich leichter ordnen, wenn Händler, Datum, Betrag und Referenzangaben einheitlich erfasst werden. Dieses Tool bereitet die Felder zur Prüfung vor, ohne ihre buchhalterische Behandlung festzulegen.
Beginne mit dem richtigen Material.
- Was du bereitstellst
- eine geöffnete Beleg-E-Mail mit lesbarem Text.
- Das beabsichtigte Ergebnis
- Exportiere Händler, Datum, Betrag, Währung und Bestellkennung.
So funktioniert der Ablauf.
Ermittle die Transaktionsdetails in der ausgewählten Nachricht und bewahre die angegebene Währung. Unterscheide die Belegreferenz des Händlers von einer E-Mail-Kennung oder einer nicht zugehörigen Bestellnummer.
Was du am Ergebnis prüfen solltest.
Vergleiche Summen und Daten mit dem Beleg und prüfe dann, ob der Datensatz bereits in deinem Ausgabensystem vorhanden ist. Ein extrahierter Beleg belegt weder Erstattungsfähigkeit noch steuerliche Absetzbarkeit.
Importiere die CSV mit einem einheitlichen Trennzeichen und prüfe Textkennungen, Datumsangaben und Beträge, bevor du Tabellensummen nutzt. Halte die Originaldatei bereit, während du automatische Typumwandlungen prüfst.
Lerne am ausgearbeiteten Beispiel.
Das herunterladbare CSV-Beispiel verwendet diese Spalten: Merchant, Receipt date, Amount, Currency, Order ID. Vergleiche einen vollständigen Datensatz mit der Quelle, bevor du deine eigene Ausgabe sortierst, zusammenführst oder importierst.
Das bereitgestellte Beispiel dient zur Veranschaulichung. Es ist kein aufgezeichneter Durchlauf mit deinen Daten.
Beispiel herunterladen ↓Nutze es mit deinem eigenen Material.
- Öffne die gewünschte Quelle und aktiviere WebAct in diesem Tab.
- Kopiere die Aufgabe aus dem oberen Seitenbereich, ergänze nötige Felder oder Wünsche und prüfe die vorgeschlagenen Aktionen.
- Vergleiche das erste Ergebnis mit deiner Quelle. Bitte bei Bedarf um eine konkrete Korrektur oder Verfeinerung.