Comment repérer d’éventuels doublons de factures à examiner
La recherche de doublons aide à identifier les enregistrements qui peuvent décrire la même facture. Le résultat utile est un ensemble de correspondances possibles avec leurs éléments de preuve, pour qu’une personne décide des corrections nécessaires.
Commencez avec le bon contenu.
- Ce que vous fournissez
- un tableau de factures chargé avec les identifiants des fournisseurs et des factures.
- Le résultat attendu
- Signalez les lignes potentiellement en double selon les clés choisies par l’utilisateur, sans rien supprimer ni approuver.
Comment fonctionne le processus.
Choisissez les champs de rapprochement, comme le fournisseur et le numéro de facture, et expliquez toute normalisation. Comparez les montants et les dates comme éléments complémentaires tout en distinguant les différents types de documents.
Les points à vérifier dans le résultat.
Examinez les paires candidates avant de supprimer ou de bloquer quoi que ce soit. Des montants similaires peuvent correspondre à des frais récurrents légitimes, et un avoir ou une facture révisée peut sembler similaire tout en constituant un document différent.
Importez le CSV avec un séparateur cohérent et examinez les identifiants textuels, les dates et les montants avant d’utiliser les totaux du tableur. Gardez le fichier d’origine pour vérifier toute conversion automatique de type.
Apprenez à partir de l’exemple détaillé.
L’exemple CSV téléchargeable utilise ces colonnes : Source row, Vendor, Invoice number, Duplicate group, Action. Comparez un enregistrement complet à la source avant de trier, combiner ou importer votre propre sortie.
L’exemple fourni est illustratif. Il ne s’agit pas d’une exécution enregistrée sur vos données.
Télécharger l’exemple ↓Utilisez-le avec vos propres contenus.
- Ouvrez la source à utiliser et activez WebAct dans cet onglet.
- Copiez la tâche depuis la section d’introduction, ajoutez les champs ou préférences nécessaires et vérifiez les actions proposées.
- Comparez le premier résultat à votre source. Demandez une correction ou un ajustement précis si nécessaire.