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Rechnungs- und Auftragsverwaltung

Prüfe Rechnungen kostenlos auf mögliche Duplikate.

Markiere möglicherweise doppelte Rechnungszeilen anhand der von dir gewählten Vergleichsfelder. Alle Zeilen bleiben zur Prüfung erhalten.

Das brauchst du: eine geladene Rechnungstabelle mit Lieferanten- und Rechnungskennungen.

WebAct kostenlos installieren WebAct schon installiert? Anleitung kopieren

Du brauchst die Chrome-Erweiterung und ein WebAct-Konto.
25 Automatisierungsaufgaben pro Monat sind kostenlos. Zusätzlich gelten die Nutzungslimits deines KI-Anbieters.

ANLEITUNG ZUM KOPIEREN

Markiere Verdachtsfälle und behalte alle Zeilen.

Kopiere diese Anleitung in WebAct auf der Seite mit deinen Ausgangsdaten.

Mögliche Rechnungsduplikate markierenAUFGABE
Arbeite ausschließlich mit einer geladenen Rechnungstabelle mit Lieferanten- und Rechnungskennungen. Markiere mögliche doppelte Zeilen anhand der von mir gewählten Vergleichsfelder, ohne etwas zu löschen oder freizugeben. Bewahre jede ursprüngliche Zeile zur Prüfung. Erstelle eine CSV-Datei namens webact-duplicate-invoice-checker.csv. Die vollständige Datei muss in UTF-8 kleiner als 48.000 Byte sein. Nutze nur beobachtete Inhalte und Fakten, die ich bereitstelle. Erfinde keine fehlenden Angaben. Bewahre Kennungen, Datumsangaben, Einheiten und Währungen. Melde ausgelassene, abgeschnittene oder unlesbare Inhalte und behaupte keine vollständige Erfassung. Vergleiche das Ergebnis mit dem Original und brich ab, falls notwendige Eingabedaten fehlen. Das Tool markiert mögliche Duplikate zur Prüfung. Es löscht keine Rechnungen, genehmigt keine Zahlungen und gleicht kein vollständiges Hauptbuch ab. Verwende genau eine Kopfzeile und auf jeder Zeile dieselbe Spaltenanzahl. Maskiere Anführungszeichen korrekt und bewahre Kennungen und Werte als wörtlichen Text, der in Tabellenkalkulationen nicht als Formel ausgeführt wird. Frage mich vor dem Start nach fehlenden Einstellungen oder Ausgangsdaten, die für die Aufgabe nötig sind. Beginne mit höchstens 25 Einträgen oder einem kurzen Dokument. Nenne genau die übernommenen Ausgangsinhalte. Frage mich nach den Vergleichsfeldern für mögliche Duplikate, etwa Lieferant und Rechnungsnummer, falls ich sie noch nicht gewählt habe. Bewahre jede ursprüngliche Zeile zur Prüfung.

Wähle die KI-Nutzung im Browser und füge die Anleitung im Aufgabenmodus ein.

Passe die Anleitung an. Wähle die Felder für den Vergleich, zum Beispiel Lieferant und Rechnungsnummer. Jede ursprüngliche Zeile muss zur Prüfung erhalten bleiben.

Eine Aufgabe, ein Ergebnis zum Prüfen.BEISPIEL
Ausgangsdaten für dieses Beispiel
Duplicate key: vendor + invoice number. Row 1: Vendor X, invoice 104 Row 2: Vendor X, invoice 104
Eine CSV-Datei zum Prüfen.Eine separate Datei. Die Webseite bleibt unverändert.
CSV-Beispiel herunterladen ↓
Das Beispiel zeigt fiktive Eingaben und Ergebnisse. Starte die Aufgabe in der Erweiterung auf deiner eigenen Seite.
PRAXISLEITFADEN

So findest du mögliche Rechnungsduplikate zur Prüfung

Eine Duplikatprüfung hilft, Datensätze zu erkennen, die dieselbe Rechnung beschreiben könnten. Ein hilfreiches Ergebnis ist eine Gruppe möglicher Treffer mit Belegen, damit eine Person über nötige Korrekturen entscheiden kann.

Beginne mit dem richtigen Material.

Was du bereitstellst
eine geladene Rechnungstabelle mit Lieferanten- und Rechnungskennungen.
Das beabsichtigte Ergebnis
Markiere mögliche doppelte Zeilen anhand der vom Nutzer gewählten Schlüssel, ohne etwas zu löschen oder freizugeben.

So funktioniert der Ablauf.

Wähle die Abgleichsfelder, etwa Lieferant und Rechnungsnummer, und erläutere jede Normalisierung. Vergleiche Beträge und Daten als ergänzende Belege und halte verschiedene Dokumentarten weiterhin unterscheidbar.

Was du am Ergebnis prüfen solltest.

Prüfe mögliche Paare, bevor du etwas entfernst oder zurückhältst. Ähnliche Beträge können berechtigte wiederkehrende Gebühren sein, und eine Gutschrift oder korrigierte Rechnung kann ähnlich aussehen, aber einen anderen Datensatz darstellen.

Importiere die CSV mit einem einheitlichen Trennzeichen und prüfe Textkennungen, Datumsangaben und Beträge, bevor du Tabellensummen nutzt. Halte die Originaldatei bereit, während du automatische Typumwandlungen prüfst.

Lerne am ausgearbeiteten Beispiel.

Das herunterladbare CSV-Beispiel verwendet diese Spalten: Source row, Vendor, Invoice number, Duplicate group, Action. Vergleiche einen vollständigen Datensatz mit der Quelle, bevor du deine eigene Ausgabe sortierst, zusammenführst oder importierst.

Das bereitgestellte Beispiel dient zur Veranschaulichung. Es ist kein aufgezeichneter Durchlauf mit deinen Daten.

Beispiel herunterladen ↓

Nutze es mit deinem eigenen Material.

  1. Öffne die gewünschte Quelle und aktiviere WebAct in diesem Tab.
  2. Kopiere die Aufgabe aus dem oberen Seitenbereich, ergänze nötige Felder oder Wünsche und prüfe die vorgeschlagenen Aktionen.
  3. Vergleiche das erste Ergebnis mit deiner Quelle. Bitte bei Bedarf um eine konkrete Korrektur oder Verfeinerung.
Zum Aufgaben-Prompt ↑
SO NUTZT DU DAS TOOL

In drei Schritten zum Ergebnis.

  1. 01

    WebAct installieren und anmelden.

    Installiere die Chrome-Erweiterung und bestätige dein WebAct-Konto. Wähle die Option für KI im Browser und anschließend ChatGPT. Melde dich an, falls du dazu aufgefordert wirst.

  2. 02

    Zeige die benötigten Inhalte.

    Öffne die Rechnungstabelle und wähle die Vergleichsfelder, etwa Lieferant und Rechnungsnummer. Aktiviere WebAct in diesem Tab, wähle den relevanten Kontext und wechsle in den Aufgabenmodus.

  3. 03

    Aufgabe starten und Datei prüfen.

    Prüfe die vorgeschlagenen Aktionen, starte die Aufgabe und gleiche das Ergebnis vor der Verwendung mit der Quelle ab.

Deine Ausgangsseite.

Du brauchst eine geladene Rechnungstabelle mit Lieferanten- und Rechnungskennungen.

Deine fertige Datei.

Markiere möglicherweise doppelte Rechnungszeilen anhand der von dir gewählten Vergleichsfelder. Alle Zeilen bleiben zur Prüfung erhalten. CSV-Datei.

Die Grenzen dieser Aufgabe.

Die Aufgabe bleibt auf den aktiven Tab beschränkt. Beginne mit höchstens 25 Einträgen oder einem kurzen Dokument. Die vollständige Datei muss in UTF-8 kleiner als 48.000 Byte sein.

HÄUFIGE FRAGEN

Was du vor dem Start wissen solltest.

Beide Zeilen mit Vendor X und Rechnungsnummer 104 erhalten dieselbe Duplikatgruppe und bleiben zur Prüfung erhalten.

Den Unterschied zwischen Chat und Aufgaben verstehen
Was muss ich bereitstellen?

Du brauchst eine geladene Rechnungstabelle mit Lieferanten- und Rechnungskennungen. Klappe die relevanten Inhalte auf und wähle den für die Aufgabe benötigten Kontext.

Was sollte ich am Ergebnis prüfen?

Beide Zeilen mit Vendor X und Rechnungsnummer 104 erhalten dieselbe Duplikatgruppe und bleiben zur Prüfung erhalten. Das Tool markiert mögliche Duplikate zur Prüfung. Es löscht keine Rechnungen, genehmigt keine Zahlungen und gleicht kein vollständiges Hauptbuch ab.

Kann ich gescannte Belege oder Anhänge verwenden?

Verwende lesbares HTML oder stelle den Text auf einer normalen Webseite bereit. Gescannte Dokumente, das Auslesen von PDFs und die Stapelverarbeitung von Anhängen sind nicht enthalten. Vergleiche das Ergebnis mit dem Original, bevor du es in deine Unterlagen übernimmst.

Kann ich den kostenlosen Tarif nutzen?

Ja. Du kannst diese Aufgabe im Free-Tarif von WebAct mit ChatGPT im Browser ausführen. Dafür brauchst du die Chrome-Erweiterung, ein bestätigtes WebAct-Konto und eine aktive ChatGPT-Anmeldung im selben Chrome-Profil. Ein kostenpflichtiger WebAct-Tarif oder API-Schlüssel ist nicht erforderlich. Die Nutzungslimits von ChatGPT gelten weiterhin. Der Free-Tarif enthält 25 Automatisierungsaufgaben pro Monat, die du auf alle Tools verteilen kannst. Eine Aufgabe wird gezählt, sobald ihre erste Aktion startet. Zwischenschritte und notwendige Wiederholungsversuche zählen nicht einzeln. Das Kontingent wird zu Beginn jedes Kalendermonats nach UTC erneuert. Wenn du alle 25 Aufgaben aufgebraucht hast, kannst du einen kostenpflichtigen Tarif wählen oder bis zum nächsten Monat warten. Normales Chatten ohne Automatisierung verbraucht keine Aufgaben und bleibt im Rahmen der Limits deines KI-Anbieters kostenlos.

Wird die Aufgabe auf dieser Seite ausgeführt?

Nein. Hier findest du ein Beispiel und eine Anleitung zum Kopieren. Du führst die Aufgabe mit WebAct auf der ursprünglichen Seite aus, die du aktivierst. Die mit der Aufgabe geteilten Seiteninformationen verarbeitet dein KI-Anbieter im Browser. Eine normale Chat-Antwort ohne Automatisierung verbraucht keine WebAct-Aufgaben. Eine Datei zu erstellen oder Felder im Aufgabenmodus zu ändern, zählt hingegen als Automatisierung.

Wie geteilte Seiteninformationen verarbeitet werden, erfährst du in unserer Datenschutzerklärung.

Tools in dieser Kategorie ansehen
CSV-Datei

Daten aus HTML-Rechnungen extrahieren

Exportiere Rechnungsnummer, Lieferant, Ausstellungsdatum, Fälligkeit, Währung und ausgewiesenen Gesamtbetrag aus einer lesbaren HTML-Rechnung als CSV.

Tool ansehen CSV-Datei

Rechnungspositionen extrahieren

Exportiere Beschreibung, Menge, Stückpreis und ausgewiesenen Positionsbetrag samt Währung aus einer sichtbaren HTML-Rechnungstabelle als CSV.

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Belegdaten aus E-Mails extrahieren

Exportiere Händler, Datum, Betrag, Währung und Bestellkennung aus einer lesbaren Beleg-E-Mail als CSV.

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WENIGER KOPIEREN UND EINFÜGEN

Markiere Verdachtsfälle und behalte alle Zeilen.

Öffne WebAct direkt auf der Seite mit deinen Daten und leg los.

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