業務文書とナレッジ管理

自分のメモから無料で手順書を作成。

作業メモを、前提条件、記載された担当者、確認事項を含むMarkdownの手順書に整理します。手順の順序を保ち、不足する情報は推測で補いません。

用意するもの: ウェブページで読める、自分の作業メモ。

Chrome拡張機能とWebActアカウントが必要です。
自動化タスクは月25回まで無料。利用するAIサービス側の制限も適用されます。

コピーして使える指示文

不明な点を埋めずに、メモを構造化。

メモのページで、この指示文をWebActに貼り付けてください。

メモから手順書を作成タスク
ウェブページに表示された私の作業メモを使ってください。前提条件、明示された担当者、確認が必要な不足事項を含む手順書の下書きを作成してください。記載された順序と依存関係を保ってください。承認担当者、確認方法、例外対応を推測で補わないでください。記載のない権限や承認は要確認のままにしてください。生成した文書は承認の証拠にはなりません。説明された作業は実行せず、文書を作成してください。webact-sop-generator-from-notes.mdというファイルを作成し、全体をUTF-8で48,000バイト未満に収めてください。確認できた内容と私が提供した情報だけを使い、不明な情報を補わないでください。識別番号、日付、単位、通貨を保持してください。省略した内容、途中で切れている内容、読み取れない内容を報告し、すべて取得できたとは断言しないでください。結果を元のページと照合し、必要な入力情報が得られない場合は作業を中止してください。作業前に、不足している設定や元の情報があれば質問してください。最初は25項目以内、または短い文書を対象にし、実際にどの内容を含めたか具体的に報告してください。

ブラウザのAIを使う設定にして、タスクモードに貼り付けてください。

必要な項目と詳しさを指定してください。 手順の順序を保ちます。担当者、確認方法、例外対応が不明なら、推測せずにその旨を示してください。

住所確認後にラベルを作成し、不明な承認事項は補わない例です。使用例
この例で使用する元の情報
Notes say review order, verify address, then create label
Markdownファイルの出力イメージです。元のページを変更せず、別のファイルに保存します。
Markdownのサンプルをダウンロード ↓
架空のメモを使った例です。自分のメモを開き、拡張機能でタスクを実行して手順書を作成してください。
実践ガイド

作業メモを実行可能な標準作業手順に変える方法

標準作業手順は、繰り返すプロセスの実行方法を、通常の判断に必要な背景とともに説明します。実際の順序と責任分担が分かる場合、メモは有用な出発点になります。

適切な資料から始めましょう。

用意するもの
Web ページに表示されている、自分が所有する業務手順のメモ。
目指す結果
前提条件、担当者、未解決の不足事項を含む手順書を保存します。

ワークフローの仕組み。

提供された手順を実行順に並べ、入力、出力、判断する箇所を明らかにしてください。チームが承認していない手順を作らず、未解決の例外を見える形で残してください。

結果で確認すること。

実際に作業を行う人と下書きを順に確認してください。各指示が実行可能で、権限、エスカレーション経路、完了条件が実際のプロセスと一致するか確かめてください。

Markdown をプレビューし、文章に加えて見出し、リスト、リンクも確認します。重要な記述を提供資料までたどれるよう、文書と一緒に出典情報を保管してください。

具体例から学びましょう。

ダウンロードできる Markdown 例は、結果の構成の一例です。元の例と並べて読み、記録された事実、提案文、未回答の質問を区別してください。

掲載例は説明用です。お使いのデータで実行した記録ではありません。

例をダウンロード ↓

自分の資料で使いましょう。

  1. 作業したい資料を開き、そのタブで WebAct を有効にします。
  2. ページ上部からタスクをコピーし、必要な項目や希望を加え、提案された操作を確認します。
  3. 最初の結果を元資料と比べます。必要な箇所は、具体的な修正や改善を求めてください。
タスクのプロンプトへ ↑
手順書を準備する流れ

メモから、順序立てた手順書へ。

  1. 01

    WebActをインストールしてログイン。

    Chrome拡張機能をインストールし、WebActアカウントの確認を済ませます。ブラウザのAIを使う設定でChatGPTを選び、求められた場合はログインしてください。

  2. 02

    作業メモを表示します。

    ウェブページでメモを開き、必要な箇所を展開します。ChromeのツールバーからWebActを起動し、必要な情報を選んでタスクモードに切り替えてください。

  3. 03

    タスクを実行してファイルを確認。

    指示文を貼り付け、提案された操作を確認してから実行します。文書をメモと照合し、手順、前提条件、担当者に根拠があるか確認してください。記載のない承認や例外対応は確認事項として残します。

使うページ。

現在のタブに表示した、読み取れる自分の作業メモ。

作成されるファイル。

手順、前提条件、判明している担当者、確認が必要な不足事項をまとめたMarkdownの手順書の下書き。元のメモとは別のファイルです。 Markdownファイル。

このタスクの対象範囲。

対象は有効にしたタブのみです。最初は25件以内、または短い文書で試してください。出力するファイル全体をUTF-8で48,000バイト未満に収める必要があります。

よくある質問

Markdownファイルで確認したいこと。

例では注文の確認、住所の確認、ラベル作成の3段階を保っています。承認担当者、住所の確認方法、例外対応は確認が必要です。

チャットとタスクの違いを読む
どのようなメモを用意すればよいですか?

自分の作業メモを表示し、必要な箇所を展開してください。実際に記載された手順、前提条件、役割を含め、共有する情報を選びます。

ファイルのどこを確認すればよいですか?

手順の順序と依存関係を確認してください。例では住所の確認後にのみラベルを作成します。承認、確認方法、例外対応について記載のない内容は、確認事項のまま残します。

作成した文書は承認済みとして扱えますか?

元のメモや社内ルールと照合してください。記載のない担当者、権限、承認は未確認のままです。文書が生成されたことは、承認された証拠にはなりません。

無料プランで利用できますか?

はい。WebActのFreeプランで、ブラウザのChatGPTを使って実行できます。Chrome拡張機能と確認済みのWebActアカウントが必要です。また、同じChromeプロファイルでChatGPTにログインしておいてください。WebActの有料プランや有料のAPIキーは不要ですが、ChatGPT側の利用制限は適用されます。 Freeプランでは、すべてのツールで共通の自動化タスクを月25回まで実行できます。タスクの最初の操作が始まった時点で1回分を消費します。途中の操作や完了に必要な再試行は、別のタスクとして数えません。利用枠はUTC基準で毎月初めにリセットされます。25回を使い切ったら、有料プランに変更するか、翌月までお待ちください。自動化を実行しない通常のチャットはこの回数に含まれず、AIサービス側の制限内で引き続き無料で利用できます。

このページでタスクを実行できますか?

いいえ。ここには使用例とコピー用の指示文を掲載しています。対象のページでWebActを有効にしてタスクを実行してください。タスクに共有したページ情報は、ブラウザで利用するAIサービスで処理されます。自動化を実行しない通常のチャット回答はWebActの自動化回数を消費しませんが、タスクモードでのファイル作成や入力欄の変更は回数に含まれます。

共有したページのコンテキストの取り扱いについては、次をご覧ください: プライバシーポリシー.

コピーと貼り付けの手間を減らす

不足する情報がわかる、確認用の手順書を作成。

データのあるページでWebActを開いて、はじめましょう。

WebActをインストール