正確で丁寧な支払案内メールを書く方法。
支払案内は故意の未払いと決めつけず、次の行動を取りやすくします。請求書が未決済か確認し、期日、金額、非公開での異議申立て方法を記してください。
作業手順をタスクに合わせましょう。
最新の記録で未払残高、請求書番号、期日を確認します。相手との関係と連絡の段階に合う案内を作り、支払確認や異議申立てをしやすくします。根拠のない手数料や非難を加えないでください。
- 用意するもの
- 実際の請求書の状態と合意済み条件。
- 得られるもの
- 確認済み未払残高を記した丁寧な案内。
入力と結果を確認しましょう。
説明用の入力と出力 · 実際の WebAct 実行ではない学習用サンプル
入力項目サンプル個
Invoice A17 for USD 250 was due September 10. The ledger still lists it as unpaid; tone requested is friendly.
完成例
Subject: A quick check on invoice A17 Our records show USD 250 due September 10. Could you confirm the payment status? If you have already paid or need a correction, please reply so we can update the record.
この入力をプロンプトに読み込み、WebAct にコピーして試してください。結果は掲載例と異なる場合があります。
判断のポイントとトラブル対処。
顧客が意図的に支払わなかったと想定すべきですか？
いいえ。決済の時期、照合の遅れ、請求書の誤りなどが考えられます。記録にある事実を基に確認を求めてください。
支払後に案内が届くのはなぜですか？
帳簿にまだ支払が反映されていないかもしれません。送信前に直近の取引と照合待ちを確認します。
自分の資料で試しましょう。
タスクのプロンプト内の例を自分の資料に置き換えてください。必要な要件を残し、タスクを WebAct にコピーします。
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