実際のやり取りを基にメールの返信案を作る方法
役立つ返信は、送信者の本当の質問に答え、次の手順を分かりやすく示します。このツールは、やり取りにすでにある事実や相手との関係を踏まえて下書きを作るのに役立ちます。
適切な資料から始めましょう。
- 用意するもの
- 開いているメッセージと、その標準の返信エディター。
- 目指す結果
- メッセージと提供された事実に基づく返信を入力し、未送信のままにしてください。
ワークフローの仕組み。
返信するメッセージ、望む結果、必ず含める事実を提供してください。まず主な質問に答え、その後にやり取りを進めるための説明や依頼を加えます。
結果で確認すること。
送信前に氏名、日付、添付ファイル、約束を確認してください。実施済みであることの確認情報を提供していない限り、返金、配送、アカウント変更が行われたと受け取れる表現を下書きに含めないでください。
準備した各項目を実際のフォームの文脈で確認してください。図示した下書きは確認用であり、メッセージ送信、フォーム送信、アカウント記録の変更確認は行いません。
具体例から学びましょう。
ダウンロードできる例は、確認用に作成した下書きです。各項目を提供された事実と比べ、保存・送信・提出するかの判断を内容の準備とは分けてください。
掲載例は説明用です。お使いのデータで実行した記録ではありません。
例をダウンロード ↓自分の資料で使いましょう。
- 作業したい資料を開き、そのタブで WebAct を有効にします。
- ページ上部からタスクをコピーし、必要な項目や希望を加え、提案された操作を確認します。
- 最初の結果を元資料と比べます。必要な箇所は、具体的な修正や改善を求めてください。